6. ALGEMENE BESCHRIJVING VAN DE INTERNE CONTROLEOMGEVING EN HET RISICOBEHEER
De wet van 6 april 2010 tot versterking van het deugdelijk bestuur verplicht de beursgenoteerde bedrijven een beschrijving te voorzien van de belangrijkste kenmerken van de interne controle – en risicobeheerssystemen in verband met het proces van financiële verslaggeving.
ALGEMEEN KADER
Doorheen de jaren is VPK Packaging Group NV sterk gegroeid zowel op autonome wijze als ten gevolge van diverse succesvolle overnames. Dit snelle groeitempo resulteerde in een sterke nood aan diepgaande en doeltreffende interne controle- en risicobeheerssystemen. Om een duidelijke ondernemingsstructuur te kunnen uitbouwen werd de volledige groep functioneel opgesplitst in drie operationele segmenten en de overige, zijnde de niet-toewijsbare activiteiten.
Enkel het financieel beheer, het ICT-gebeuren en het risicobeheer in de ruimste zin van het woord worden centraal op groepsniveau aangestuurd en beheerd. De overige beleidsdomeinen worden gedecentraliseerd georganiseerd om aldus voldoende rekening te kunnen houden met de specifieke karakteristieken die eigen zijn aan de respectievelijke operationele segmenten. De operationele eindverantwoordelijken hebben een vast
aanspreekpunt in het directiecomité. Dit laat tegelijkertijd controle alsook een vlotte en vlugge doorstroming van relevante informatie toe.
Boekhouding
VPK Packaging Group NV stelt alle nodige middelen ter beschikking om het proces van de financiële verslaggeving optimaal te ondersteunen. Dit vanuit de ambitie om te streven naar een performante en transparante financiële rapportering die de onderlinge vergelijkbaarheid tussen alle groepsvennootschappen verzekert. Daartoe werden alle richtlijnen inzake managementrapportering en externe financiële verslaggeving in detail beschreven in de Group Accounting Manual. De boekhoudkundige principes vermeld in dit interne handboek zijn in overeenstemming met de International Financial Reporting Standards (IFRS) en worden door alle groepsvennootschappen uit de consolidatiekring nageleefd.
Wijzigingen van de internationale financiële rapporteringsstandaarden die relevant zijn voor de groep worden door de vennootschap in detail opgevolgd en geanalyseerd in functie waarvan de Group Accounting Manual wordt aangepast.
Op een periodieke basis beraadslagen bovendien alle medewerkers die nauw betrokken zijn bij het financiële verslaggevingsproces teneinde nieuwe boekhoudkundige en/of financiële vraagstukken op een structurele manier op te lossen. Dergelijke initiatieven, zoals bijvoorbeeld de organisatie van de jaarlijkse Finance Day waarbij alle financiële verantwoordelijken samenkomen, moeten VPK Packaging Group NV toelaten nieuwe risico’s met betrekking tot het financiële verslaggevingsproces tijdig te identificeren en diepgaand te analyseren, rekening houdend met hun waarschijnlijkheid en mogelijke impact op de onderneming.
Deze risico’s worden vervolgens steeds in overweging genomen bij het opstellen van de beleidsmaatregelen en bepalen tevens de agenda van de interne auditafdeling.
Indien een wijziging van de bestaande boekhoudkundige principes op basis van gewijzigde (markt)omstandigheden en/of een aanpassing van het wetgevend kader noodzakelijk blijkt te zijn, wordt deze wijziging steeds ingevoerd door de financiële directie.
Controlling
VPK Packaging Group NV heeft ervoor gekozen om de boekhoudkundige taken zoveel mogelijk centraal vanop groepsniveau aan te sturen. Op deze manier kan zij beter waken over de naleving van de interne procedures inzake financiële verslaggeving om zodoende de uniformiteit van de financiële gegevens te verzekeren. De verschillende operationele eindverantwoordelijken worden bijgestaan door business analisten, die zowel een controlerende als een opbouwende taak hebben. Deze business analisten vormen de link tussen het operationele bedrijfsgebeuren en het financiële luik ervan. De keuze van de vennootschap om de activiteiten van de business analist gedecentraliseerd te organiseren kadert in de overtuiging dat specifieke lokale (bedrijfs)kennis een bijzondere toegevoegde waarde oplevert waardoor de financiële data accurater kunnen worden geanalyseerd. De bijdrage van de lokale analisten moet de vennootschap in staat stellen een proactief beleid te voeren om aldus te kunnen inspelen op marktevoluties en lokale opportuniteiten.
Om een structurele en consistente aanpak van de lokale analisten te verzekeren dienen zij te rapporteren aan de group controller die de werkzaamheden en de doelstellingen van de lokale business analisten coördineert. De group controller neemt tevens de verantwoordelijkheid op zich om wijzigingen in het informatie- en/of rapporteringssysteem door te voeren indien bepaalde wetgeving, richtlijnen, aanbevelingen van controle-organismen of omstandigheden daartoe aanzetten.
Controle
De controle op de procedures met betrekking tot het risicobeheer inzake het financieel verslaggevingsproces wordt binnen de vennootschap op verschillende niveaus en verschillende tijdstippen georganiseerd. Dergelijke controleactiviteiten berusten immers enerzijds bij het interne auditdepartement en anderzijds bij de group controller.
De group controller verzekert er zich op een continue basis van dat alle groepsvennootschappen de vastgelegde groepsregels strikt naleven. Een tweede controle wordt uitgeoefend door het interne auditdepartement dat op een periodieke basis de financiële rapportering van een bepaalde groepsvennootschap in detail zal toetsen aan de opgelegde groepsregels.
De bevindingen en aanbevelingen van het interne auditdepartement worden doorheen het jaar kenbaar gemaakt aan de leden van het directiecomité, zodat de nodige bijsturingen kunnen uitgewerkt worden. Minstens twee maal per jaar worden de bevindingen en aanbevelingen ook gerapporteerd aan het auditcomité, dat op zijn beurt de raad van bestuur inlicht. De opvolging van deze bevindingen wordt door de operationele eindverantwoordelijken op trimesteriële basis gecontroleerd.
Deze complementaire controles die door twee afzonderlijke en onderling onafhankelijke departementen worden uitgevoerd, moeten de vennootschap in staat stellen om de naleving van de groepsregels inzake financiële verslaggeving te verzekeren. Bovendien zijn alle sleutelprocessen, die op een significante manier bijdragen tot de boekhoudkundige en financiële verslaggeving, onderhevig aan één of meerdere interne controlemechanismen die werden ontwikkeld naar maat van de vennootschap en die rekening houden met de specifieke risico’s die aan het desbetreffende bedrijfsproces verbonden zijn.
Financiële kalender
De verdeling van de verantwoordelijkheden en de na te leven tijdschema’s worden niet als dusdanig in de Group Accounting Manual opgenomen, maar als beursgenoteerde onderneming dient VPK Packaging Group NV een aantal verplichtingen met betrekking tot bekendmaking van financiële informatie aan de markt na te leven. Deze financiële kalender wordt gepubliceerd op de website van de vennootschap alsook in het financieel jaarverslag. Op basis van deze financiële kalender worden de interne taken verdeeld en de bijhorende deadlines vastgelegd.
De individuele verantwoordelijkheden worden steeds op een systematische en gestructureerde manier gecommuniceerd via de hiertoe voorziene interne communicatiekanalen, zodat elke medewerker precies weet wat er van haar/hem verlangd wordt. De vennootschap wenst op deze manier het geïdentificeerde wettelijk en reglementair kader met betrekking tot de communicatie van de risico’s bij het financiële verslaggevingsproces concrete vorm te geven.
De Chief Legal Officer van VPK Packaging Group NV, die tevens fungeert als Investor Relations Manager, waakt over de naleving van de wettelijke informatieverplichtingen naar de markt en volgt wijzigingen aan deze verplichtingen op de voet.
Raad van bestuur en auditcomité
Ook het auditcomité en de raad van bestuur vervullen een specifieke rol binnen VPK Packaging Group NV inzake het financiële verslaggevingsproces.
Het auditcomité waakt erover dat de financiële verslaggeving een waarheidsgetrouw, oprecht en duidelijk beeld geeft van de situatie en de vooruitzichten van de vennootschap. Minstens éénmaal per jaar zal het auditcomité de interne controlesystemen die het directiecomité heeft opgezet evalueren om zich ervan te vergewissen dat de voornaamste risico’s op een doeltreffende wijze werden geïdentificeerd, gemeld en beheerd.
Ook de doeltreffendheid en de onafhankelijkheid van het interne auditdepartement worden door het auditcomité periodiek geëvalueerd. Eventuele wijzigingen aan de huidige waarderingsregels, die in 1998 werden vastgelegd, worden steeds besproken in het auditcomité vooraleer ze ter goedkeuring worden voorgelegd aan de raad van bestuur.
Ook indien bepaalde financiële overzichten publiek dienen te worden gemaakt, zullen deze eerst worden besproken in het auditcomité om de conformiteit met de vastgelegde boekhoudregels te verzekeren. Onmiddellijk daarna worden dergelijke financiële staten met het bijhorende persbericht inhoudelijk besproken en goedgekeurd door de raad van bestuur.
De raad van bestuur hecht veel aandacht aan de netto financiële positie van VPK Packaging Group NV en in dit verband ook aan het geconsolideerd kasstroomoverzicht. Waar nuttig worden ook voorspellingen met betrekking tot de kaspositie voorgelegd.
Vooraleer informatie uiteindelijk publiek wordt gemaakt, wordt ze zowel intern als door de externe commissaris gecontroleerd. Het is de taak van het auditcomité om aanbevelingen te geven over de selectie, de benoeming of het ontslag van de commissaris, alsook over de manier waarop het directiecomité gehoor geeft aan de aanbevelingen die door de commissaris werden opgemaakt.
INFORMATIE & COMMUNICATIE
Boekhouding en rapporteringssysteem
Ten gevolge van de snelle groei van VPK Packaging Group NV werd meer en meer de behoefte vastgesteld aan een uniform boekhoudings- en rapporteringssysteem. Na een grondige analyse van de specifieke behoeftes van de vennootschap en de aangeboden oplossingen, werd uiteindelijk geopteerd om een ERP-pakket te implementeren als antwoord op bovenstaande noden. Door te kiezen voor het SAP-systeem heeft de vennootschap de marktleider op het gebied van bedrijfssoftware in huis gehaald die kan terugblikken op een rijke ervaring binnen multinationale ondernemingen.
Tegelijkertijd werden de bedrijfsprocessen onder de loupe genomen, en waar nodig, gestroomlijnd, vereenvoudigd en efficiënter gemaakt (‘Business Process Reengineering’). In het kader van dit project werden verschillende procedures ontwikkeld die daarna werden geïmplementeerd binnen de volledige groep.
Bovendien werd er een uniform rekeningstelsel uitgewerkt dat een analytische benadering en een zinvolle interne rapportering toelaat. Dankzij deze inspanningen kan men de vergelijkbaarheid (benchmarking) tussen gelijkaardige entiteiten binnen de groep verzekeren.
Vanaf 2002 werd het SAP-systeem ingevoerd om vervolgens stap voor stap te worden uitgerold over de volledige groep. De groep is ondertussen geëvolueerd naar een situatie waarin alle entiteiten optimaal gebruik maken van de zogenaamde FI-CO modules in SAP (boekhouding & controlling). Bovendien worden ook de meer operationele SAP-modules door vele, maar nog niet door alle, entiteiten gebruikt.
ICT-ondersteuning
De servers die dit ERP-pakket ondersteunen zijn volledig gecentraliseerd op de hoofdzetel van VPK Packaging Group NV te Dendermonde (BE). Gezien de centralisatie van de servers is de groep sterk afhankelijk van de continuïteit van de dienstverlening. Gelet op het belang hiervan werd de elektriciteitsvoorziening gewaarborgd en werd, op een voldoende afstand van het eerste datacenter, een tweede datacenter gecreëerd. Hierin worden essentiële software-applicaties gespiegeld. De fysieke toegang tot het datacenter wordt afgeschermd met behulp van een systeem op basis van vingerafdruk-herkenning. Periodiek wordt een gespecialiseerde audit uitgevoerd om de doeltreffendheid van deze beveiligingsmaatregelen te testen. Ondanks de zware telecommunicatiekosten die hieraan verbonden zijn, is VPK Packaging Group NV ervan overtuigd dat dit de beste keuze is om een uniforme, professionele en permanente dienstverlening te kunnen waarborgen. Vanuit deze optiek werd ook de ICT-afdeling, die zowel de implementatie van de software als de technische ondersteuning van de lokale vestigingen verzorgt, stelselmatig uitgebouwd. Deze afdeling telt op vandaag 24 medewerkers die bovendien vaak worden bijgestaan door externe vakexperten die bijkomende ondersteuning bieden voor bepaalde specifieke en gespecialiseerde taken.
VPK Packaging Group NV heeft verschillende Service Level Agreements afgesloten met de externe informatica-dienstverleners waarmee ze samenwerkt. Hierbij waakt de onderneming steeds over de bedrijfszekerheid en de continuïteit van deze dienstverleners alsook over de kwaliteit van de verleende diensten. Bovendien wenst de onderneming voldoende flexibiliteit in te bouwen zodat de onderneming niet te afhankelijk wordt van deze dienstverleners.
Databeveiliging
De toegang tot diverse gegevens en programma’s wordt afgeschermd door een systeem van toegangsrechten dat werd opgezet met de hulp van externe specialisten. Dit systeem wordt permanent bewaakt en aangepast waar nodig. De nodige antivirusprogramma’s werden op verschillende niveaus geïnstalleerd. Het spreekt voor zich dat deze programma’s up-to-date worden gehouden en dat alle belangrijke informatie het onderwerp is van dagelijkse back-ups.
Technologische uitdagingen
Om ervoor te zorgen dat het volledige informatie- en informatica-systeem kan blijven beantwoorden aan de toenemende uitdagingen door de snelle evolutie op gebied van technologie en van de omvang van de groep, wordt de ICT-manager meermaals per jaar uitgenodigd voor intern overleg met het directiecomité. Tijdens dergelijke bijeenkomsten worden voorstellen besproken om bestaande investeringen te moderniseren of om het IT-park eventueel verder uit te breiden. Op deze manier worden beslissingen steeds genomen in overleg en met kennis van zaken. De ICT-manager rapporteert trouwens ook rechtstreeks aan een lid van het directiecomité zodat het directiecomité steeds een vinger aan de pols kan houden inzake technologische vooruitgang zonder de controle over de bijhorende kosten uit het oog te verliezen.
INTERNE CONTROLE- EN RISICOBEHEERSSYSTEMEN
Risicoanalyse
De strategie van VPK Packaging Group NV wordt door de raad van bestuur en het directiecomité vertaald in concrete en meetbare doelstellingen op zowel korte als lange termijn. Elk van deze doelstellingen wordt gekenmerkt door het continue streven naar interne groei en internationale expansie, en is bepalend voor de risicobereidheid van de onderneming. Deze doelstellingen kunnen immers enkel worden gerealiseerd mits het nemen van bepaalde berekende en weloverwogen risico’s.
De geïdentificeerde risico’s worden geanalyseerd in functie van de bedrijfsdoelstellingen en worden steevast tot een aanvaardbaar niveau beperkt. Via de geijkte interne communicatiekanalen worden de risico’s en de corresponderende risicobeheersmaatregelen aan de betrokken personen binnen de onderneming duidelijk gemaakt. Deze personen beschikken vanzelfsprekend over de nodige kennis en ervaring om op een passende manier met deze risico’s om te gaan. De belangrijkste risico’s waarmee de onderneming wordt geconfronteerd kunnen – zonder hiermee volledig te willen zijn - als volgt worden samengevat:
Strategische risico’s
Zoals elke onderneming met een internationale dimensie staat ook VPK Packaging Group NV bloot aan verschillende risico’s die inherent zijn aan een snel evoluerende en globaliserende wereld. Er dient hierbij hoofdzakelijk te worden gedacht aan macro-economische evoluties, technologische vooruitgang, (geo)politieke ontwikkelingen en eventuele risico’s ten aanzien van overnames, desinvesteringen en joint ventures.
De verticale integratie van de groep, waarbij diverse vormen van transportverpakking (hulzen, golfkartonnen en massiefkartonnen dozen) en hun noodzakelijke grondstof (papier op basis van gerecycleerd papier) geproduceerd worden, vormt samen met de internationalisering (verscheidenheid van de geografische markten waarin de groep actief is) een belangrijke factor van risicospreiding en –beheersing.
Marktrisico’s
Oud-papier, energie en zetmeel zijn de belangrijkste grondstoffen voor de onderneming. De prijsevoluties van deze grondstoffen kunnen een significante invloed uitoefenen op de prestaties van de onderneming. De impact van eventuele ongunstige prijsontwikkelingen wordt echter, waar mogelijk en opportuun, beperkt door het afsluiten van termijncontracten met een vastgelegde prijs. Vanzelfsprekend kan een negatief evoluerende marktvraag naar papier en karton eveneens schadelijke gevolgen hebben voor de onderneming.
Financiële risico’s
De onderneming wordt vanzelfsprekend ook geconfronteerd met bepaalde financiële risico’s die eigen zijn aan het handelen binnen een internationale context. De meest relevante financiële risico’s voor de onderneming worden hieronder verder toegelicht.
Kredietrisico
Binnen elke zakelijke omgeving wordt een onderneming geconfronteerd met het risico van niet-betaling vanwege klanten met betrekking tot de verkoop van goederen.
Rekening houdend met dit belangrijke risico heeft de onderneming een diepgaand kredietrisicobeleid ontwikkeld waarbij een aanzienlijk deel van de klantenvorderingen via een kredietverzekering worden gevrijwaard. Daarnaast resulteert de grote spreiding van de klantenportefeuille in een natuurlijke reductie van het kredietrisico. Bovendien wordt de evolutie van de openstaande handelsvorderingen nauwlettend opgevolgd door de credit & collection afdeling die hierover op een maandelijkse basis rapporteert.
Voorzieningen voor oninbare vorderingen worden tijdig en op een consistente wijze aangelegd.
Interestrisico
De onderneming beheert een portefeuille van financiële instrumenten om risico’s met betrekking tot interestposities die voortvloeien uit de bedrijfs- en financiële activiteiten doeltreffend af te dekken.
VPK Packaging Group NV heeft de duidelijke beleidskeuze gemaakt om niet te participeren in speculatieve of hefboomtransacties, noch financiële instrumenten aan te houden of uit te geven die niet geënt zijn op reële handels- en financiële transacties.
Om bepaalde groepssynergieën optimaal te kunnen benutten wordt het interestrisico van alle groepsvennootschappen centraal beheerd vanuit VPK Services GCV, een volle dochteronderneming van VPK Packaging Group NV die fungeert als ‘in-house bank’. Het centraliseren van alle transacties die gerelateerd zijn aan het interestrisico is bovendien ook risicobeperkend. De groep maakt op deze manier immers optimaal gebruik van de specifieke financiële kennis die intern aanwezig is om dit risico zo goed als mogelijk af te dekken.
Wisselkoersrisico
Het wisselkoersrisico voor de onderneming wordt in sterke mate bepaald door de landen waarin en waarmee de onderneming handelsactiviteiten heeft ontplooid.
De groep analyseert op periodieke basis de lopende en toekomstige valutarisico’s en neemt de nodige posities in om deze risico’s passend af te dekken. Dit gebeurt enerzijds door het nastreven van een natuurlijke indekking en anderzijds door het afsluiten van termijnwissel- en valuta swapcontracten.
Liquiditeitsrisico
Gesteund door haar sterke balanspositie is de onderneming er steeds in geslaagd om voldoende en goed gediversifieerde financieringsbronnen aan te trekken.
Bovendien beschikt de onderneming over voldoende ruimte op niet-gebruikte kredietlijnen om aldus de nodige liquiditeit te garanderen voor toekomstige activiteiten.
Compliancerisico’s
Binnen een onderneming met de omvang van VPK Packaging Group NV kunnen individuele acties van werknemers leiden tot een inbreuk op de financiële, maatschappelijke of ethische normen die de onderneming hoog in het vaandel draagt. Dit kan zowel het imago van de onderneming als de waarde van het aandeel negatief beïnvloeden.
Door VPK Packaging Group NV werden voor welbepaalde items gedragscodes of protocollen opgesteld.
Zo is er het Protocol ter voorkoming van marktmisbruik dat elk kaderlid of medewerker die in aanraking komt met koersgevoelige informatie, bij zijn/haar indiensttreding dient te ondertekenen en strikt na te leven.
Vanaf dit jaar wordt ook een Code of Conduct ingevoerd die een overzicht geeft van die ethische normen en waarden die VPK Packaging Group NV als essentieel beschouwd en waarvan zij eist dat elke medewerker binnen de groep ze strikt en getrouw naleeft.
Daarnaast bevat het Corporate Governance Charter van VPK Packaging Group NV eveneens voorzieningen aangaande de organisatiestructuur teneinde compliancerisico’s voor de onderneming tot een minimum te beperken.
Regelgevende risico’s
De ontwikkeling van bedrijfsactiviteiten dient steeds te geschieden binnen een welbepaald wettelijk normerend kader. VPK Packaging Group NV organiseert nauwgezet de uitvoering en ontwikkeling van haar bedrijfsactiviteiten volledig conform vermeld wettelijk kader.
Mede geïnspireerd door de waarden van de vennootschap en haar wil om op een maatschappelijk verantwoorde manier te ondernemen, wordt doorheen het dagelijkse bestuur bijzonder veel belang gehecht aan de stipte naleving van de strengste voorschriften op gebied van veiligheids- en milieureglementering.
Evoluerende milieuwetgeving gecombineerd met de uitgesproken ambitie van de vennootschap om ecologisch te ondernemen kunnen evenwel leiden tot bepaalde uitdagingen op het operationele vlak.
Omwille van het feit dat de vennootschap economische activiteiten ontplooit in verschillende landen en regio’s wordt ze bovendien onvermijdelijk blootgesteld aan bepaalde regelgevende risico’s die soms zeer verschillend zijn van land tot land. Het evoluerend nationaal en internationaal wetgevend kader dient bijgevolg nauwgezet opgevolgd te worden teneinde de impact van deze wijzigingen op de vennootschap en haar binnen- en buitenlandse dochterondernemingen tijdig en accuraat te onderkennen.
Deze regelgevende risico’s worden op een adequate manier ondervangen door de interne juridische dienst die met de ondersteuning van lokale juridische adviseurs, zowel de belangen van de binnenlandse als van de buitenlandse groepsondernemingen op dit vlak nauwgezet behartigt.
Contractuele risico’s
Bepaalde groepsvennootschappen handelen in een marktsegment dat gekenmerkt wordt door sectorgebonden contractuele verbintenissen. Deze contracten alsook alle wezenlijke contractuele verbintenissen die een operationele of financiële significante impact kunnen hebben op VPK Packaging Group NV en/of op haar groepsvennootschappen, worden voorafgaand aan hun ondertekening, nagelezen en becommentarieerd door de interne juridische dienst die haar advies overmaakt aan het directiecomité en aan de betrokken operationele eindverantwoordelijken.
De contractuele verbintenissen die VPK Packaging Group NV als van wezenlijk belang acht, zijn opgenomen in de “Rules of Procedure” die het algemene kader aangeven van de autonomie en zelfstandigheid van de operationele eindverantwoordelijken. Deze “Rules of Procedure” die doorheen de ganse organisatie van kracht zijn, worden via het intranet van de onderneming ter beschikking gesteld. Het spreekt voor zich dat wanneer de marktomstandigheden na de ondertekening van het contract significant wijzigen, de uitvoering van contracten een negatieve impact kunnen hebben op de bedrijfsresultaten.
Informaticarisico’s
Vanzelfsprekend doet de onderneming een beroep op verschillende IT-systemen ter ondersteuning van haar bedrijfsactiviteiten.
Deze grote afhankelijkheid van zowel hard- als software brengt met zich mee dat technische storingen en andere mogelijke defecten een grote impact kunnen hebben op de performantie van de onderneming. Om een dergelijke impact tot het minimum te herleiden, heeft de IT-afdeling de nodige herstel- en back-up procedures uitgewerkt.
Bovendien waakt deze gespecialiseerde afdeling over de beveiliging van de bedrijfsgegevens en de afscherming van de toegang tot het interne netwerk.
Uitzonderlijke risico’s
De onderneming kan ook geconfronteerd worden met uitzonderlijke gebeurtenissen die de bedrijfsprestaties negatief kunnen beïnvloeden. Dergelijke risico’s kunnen heel divers zijn wat betreft hun aard en hun omvang.
Het spreekt voor zich dat bijvoorbeeld een brand bij één van de groepsvennootschappen een tijdelijke rem zou zetten op de verdere ontwikkeling van deze vennootschap. Andere uitzonderlijke risico’s spelen zich dan weer af op een grotere schaal. Bepaalde natuurfenomenen of wereldwijde epidemieën kunnen immers de volledige wereldeconomie tijdelijk verstoren.
Indien dergelijke risico’s zich effectief zouden voordoen zal dit ongetwijfeld een belangrijke impact hebben op de onderneming. Gelet op de specifieke karakteristieken van deze risico’s is het voor de onderneming bijzonder uitdagend om de impact van dergelijke risico’s adequaat te beheersen.
RISICOBEHEERSPROCES
De belangrijkste risico’s waaraan de onderneming wordt blootgesteld, worden aandachtig geanalyseerd in functie van hun waarschijnlijkheid en hun mogelijke impact op de onderneming. Deze analyse is een continu proces dat regelmatig wordt bijgestuurd op basis van eerdere ervaringen en/of wijzigende omstandigheden zodat er ook proactief kan worden gereageerd op eventuele ongunstige evoluties.
Vanuit de ambitie om de doelstellingen van de onderneming te realiseren, worden de belangrijkste bedrijfsprocessen op een periodieke basis kritisch onderzocht met het oog op potentiële verbeteringen. Bij dergelijke initiatieven wordt steeds verhoogde aandacht geschonken aan de significante risico’s die door de onderneming werden geïdentificeerd.
De correcte uitvoering van de controlemechanismen die werden geïmplementeerd wordt geverifieerd door de interne auditafdeling. Het directiecomité wordt door de interne auditafdeling op de hoogte gebracht indien sleutelprocessen dienen te worden aangepast wegens hun tekortkomingen inzake risicobeheersing. Dergelijke bevindingen worden eveneens meegedeeld aan de operationele leidinggevenden die desgevallend dienen bij te sturen.
Bovendien probeert de groep zich zo goed als mogelijk te wapenen tegen globale rampen en/of tegenspoed. Dit streven naar risicoreductie werd onder meer geconcretiseerd in de intensieve samenwerking met externe ingenieurs om het risico op schade naar aanleiding van bijvoorbeeld een bedrijfsbrand, overstroming of machinebreuk tot het minimum te beperken. Deze samenwerking kadert in het Highly Protected Risk project waarvoor de fabrieken aan strenge veiligheidscriteria dienen te voldoen.
Om de financiële impact van de risico’s die de groep niet volledig kan beheersen of reduceren toch onder controle te houden, werden verschillende verzekeringspolissen in diverse domeinen afgesloten. Dit gebeurt steeds via gerenommeerde makelaars die de groep ondersteunen om een optimale prijs-kwaliteitverhouding te bekomen en die de solvabiliteit van de verzekeraars op een continue basis screenen en evalueren. Verzekeringspolissen die in een bepaald land wettelijk opgelegd worden, worden lokaal beheerd (bijvoorbeeld de verzekering tegen arbeidsongevallen). De overige polissen worden op groepsniveau afgesloten en beheerd.
De onderneming hecht bovendien veel belang aan integriteit en ethiek en probeert dit ook te reflecteren in de interne normen en waarden die binnen de onderneming van kracht zijn. Door de groei van de groep, zowel in omvang als geografisch, wordt het echter steeds moeilijker om de vereiste morele gedragsnormen op een directe en persoonlijke manier door te geven aan alle medewerkers van de vennootschap.
Om een passend antwoord te bieden aan deze uitdaging werd recent besloten om een algemene gedragscode op te stellen. Deze code zal binnenkort geïmplementeerd worden doorheen alle lagen van de organisatie. Deze nieuwe stap in de uitbouw van de interne controlemechanismen leidt ertoe dat de vennootschap in de bestaande functiebeschrijvingen systematisch naar deze gedragscode zal moeten verwijzen zodat iedereen zich vertrouwd kan maken met deze gedragscode en het bestaan ervan formeel erkent.
Op deze manier zal ook duidelijk gemaakt worden dat de gedragscode deel uitmaakt van de competenties en vaardigheden die vereist zijn voor het goed uitvoeren van de verschillende taken eigen aan de functie. De naleving van deze gedragscode zal ook een onderdeel uitmaken van de jaarlijkse functioneringsgesprekken waar in een opbouwend gesprek overlopen wordt hoe de betrokkene de hem/haar toegewezen verantwoordelijkheid opneemt met respect voor de geldende normen en waarden binnen de groep. Indien de niet-naleving van de gedragscode leidt tot een vertrouwensbreuk zullen passende maatregelen genomen worden.
Dergelijke functioneringsgesprekken zijn tevens de ideale gelegenheid om te peilen naar de opleidingsbehoeftes en de doorgroeimogelijkheden van de betrokken werknemer. Op deze manier kan de onderneming op een continue basis waken over de bekwaamheden van de medewerkers.
Vanuit het streven naar risicoreductie past de onderneming het principe van de scheiding der bevoegdheden zoveel als mogelijk toe doorheen de volledige organisatie. Ook in de kleinere groepsentiteiten, waar het niet altijd gemakkelijk is om een adequate functiescheiding door te voeren gelet op de operationele beperkingen, worden de nodige inspanningen geleverd om de bevoegdheden zoveel als mogelijk te scheiden. Dit gegeven is onder andere neergeschreven in de zogenaamde ‘Rules of procedure’ die zorgen voor een duidelijke en transparante delegatie van verantwoordelijkheden en bevoegdheden.
Het principe van de scheiding der machten komt ook duidelijk tot uiting in de verdeling van de bevoegdheden tussen de raad van bestuur en het directiecomité.
De keuze van de bestuurders is hoofdzakelijk gebaseerd op de specifieke kennis en ervaring die elk van deze personen kan voorleggen binnen een specifiek domein. Op deze manier kan de onderneming steeds terugvallen op een verscheidenheid aan relevante kennis en ervaring.
De raad van bestuur organiseert in zijn schoot conform de geldende reglementering en codes verscheidene comités. Deze comités komen op regelmatige tijdstippen samen om te beraadslagen. De voorzitter van elk comité brengt na iedere vergadering verslag uit aan de volledige raad van bestuur, die aldus de gewenste toelichtingen of verduidelijkingen kan bekomen. In het auditcomité brengen zowel de commissaris als de interne auditor verslag uit over hun werkzaamheden.
De interne auditor legt hier ook telkens zijn auditplan voor het komende semester ter goedkeuring voor, zodat dit eventueel nog kan bijgestuurd worden waar nodig, in functie van de prioriteiten van het auditcomité.
De Chief Legal Officer fungeert als secretaris van deze comités en zorgt ervoor dat de te behandelen agenda alsook de nodige documenten ter voorbereiding steeds tijdig zijn overgemaakt aan de leden van de raad van bestuur en de diverse comités, zodat de leden zich terdege kunnen voorbereiden op de samenkomsten, wat de toegevoegde waarde van hun inbreng uiteraard vergroot.
Ook in het directiecomité vullen de opleiding en ervaring van de verschillende leden elkaar op die wijze aan dat een evenwichtige besluitvorming is gewaarborgd. Het directiecomité legt minstens vier maal per jaar verantwoording af aan de raad van bestuur over het door haar gevoerde beleid. Elk jaar beslist de raad van bestuur al dan niet kwijting te geven aan het directiecomité voor het gevoerde beleid gedurende het voorbije boekjaar.
INFORMATIE EN COMMUNICATIE
De prestaties van de verschillende operationele entiteiten, gegroepeerd per segment, worden aan de hand van het beschikbare rapporteringssysteem in SAP maandelijks geëvalueerd en getoetst aan het budget, rekening houdend met de conjunctuur en de marktomstandigheden. In eerste orde is dit de taak van de business analisten, die binnen een vrij korte termijn zowel verslag uitbrengen aan de operationele eindverantwoordelijken alsook aan het directiecomité.
De resultaten van de verschillende operationele entiteiten met een gelijkaardige activiteit worden continu en in detail met elkaar vergeleken. Op deze manier kunnen zogenaamde ‘best practices’, per criterium, gedeeld worden met andere entiteiten in de groep. Minstens tweemaal per jaar komen de operationele eindverantwoordelijken samen om ervaringen uit te wisselen, bijzonderheden te bespreken en gepaste maatregelen te nemen.
Voor de volledige groep worden tevens op geregelde tijdstippen vergelijkingen gemaakt met concurrerende ondernemingen. Deze vergelijkingen worden zowel in het directiecomité als in de raad van bestuur besproken. Indien er uit een dergelijke oefening belangrijke besluiten dienen te worden getrokken, worden deze onmiddellijk gecommuniceerd aan de operationele eindverantwoordelijken.
EVALUATIE VAN DE INTERNE CONTROLEMECHANISMEN EN MELDING VAN EVENTUELE TEKORTKOMINGEN
De vennootschap heeft de interne auditafdeling belast met de taak erover te waken dat het interne controlesysteem doeltreffend blijft werkt. Daartoe heeft het directiecomité de interne auditafdeling voldoende bevoegdheden en werkingsmiddelen toegekend.
Aanvullend op de werkzaamheden van het interne auditdepartement wordt de kwaliteit en de naleving van de interne controlesystemen ook geverifieerd door de onafhankelijke commissaris van de onderneming.
De aanbevelingen van zowel de interne als externe auditors worden op periodieke basis gemeld aan het auditcomité, dat nauwlettend toekijkt of deze aanbevelingen door het directiecomité effectief tot uitvoering worden gebracht.
